Paiement par carte dans ton cabinet de physiothérapie et d'ostéopathie : voici comment cela fonctionne en Suisse

Les cabinets suisses de physiothérapie et d'ostéopathie encaissent directement auprès des patient-e-s principalement les franchises, les quotes-parts et les prestations non couvertes par les caisses – typiquement de CHF 10 à CHF 150 par séance. Le terminal POS, le Tap to Pay sur smartphone Android ou le Payment Link par WhatsApp sont les trois solutions adaptées à la pratique, qui diffèrent selon la structure du cabinet et le flux de travail.

Ce guide te montre quels flux de paiement se produisent réellement dans les cabinets de physiothérapie et d'ostéopathie suisses, quels montants sont encaissés directement et quelle solution correspond à ton cabinet.

1. Qui paie quoi – et pourquoi les postes ouverts sont un problème

La facturation de la physiothérapie en Suisse se divise en trois parties: l'assurance obligatoire des soins (AOS, également LAMal) prend en charge la physiothérapie prescrite par un médecin – mais pas entièrement. Les patient-e-s paient chaque année une franchise (au moins CHF 300 pour les adultes, à choix jusqu'à CHF 2'500) ainsi qu'une quote-part de 10% des coûts après déduction de la franchise. Ces montants ne sont pas financés par les caisses et doivent être réglés directement auprès du cabinet.

Pour les patient-e-s privé-e-s sans prescription médicale – par exemple pour des massages sportifs ou des traitements préventifs – le prix total de la séance, typiquement de CHF 90 à CHF 150, est directement dû. Dans les cabinets d'ostéopathie, cette part est encore plus élevée, car l'ostéopathie n'est remboursée que par les assurances complémentaires. Les personnes sans assurance complémentaire paient elles-mêmes la totalité du montant.

Le problème structurel: de nombreux cabinets émettent des factures papier avec un délai de paiement de 30 jours pour les quotes-parts et les paiements directs. Cela entraîne des postes ouverts, des procédures de rappel et une perte de temps. Si l'encaissement se fait directement après la séance par carte, TWINT ou Payment Link, cette charge disparaît.

2. Quels moyens de paiement les patient-e-s suisses attendent

Avec plus de 4 millions d'utilisateur-rice-s actif-ve-s en Suisse, TWINT est le moyen de paiement mobile le plus utilisé et s'avère particulièrement populaire dans les cabinets de thérapie. Les cartes de débit – aujourd'hui Visa Debit et Mastercard Debit, autrefois Maestro – sont la norme. La carte Maestro a été progressivement remplacée depuis 2023 par la Visa Debit et la Mastercard Debit; celles-ci fonctionnent sans problème sur n'importe quel terminal moderne.

La PostFinance Card reste très répandue en Suisse alémanique, en particulier chez les patient-e-s plus âgé-e-s. Selon l'enquête de la Banque nationale suisse (BNS) sur les moyens de paiement, la part d'argent liquide est descendue en dessous de 40% pour les paiements. Les cartes de crédit sont moins souvent utilisées, mais sont pertinentes pour des montants plus élevés chez les patient-e-s privé-e-s.

3. Terminal POS, Tap to Pay ou Payment Link: qu'est-ce qui convient au cabinet de physio?

Pour les cabinets de physiothérapie et d'ostéopathie, il existe trois solutions de paiement Payrexx adaptées à la pratique, que tu peux combiner.

Terminal POS à la réception

Un terminal de paiement physique – le Nexgo N6 ou N86 chez Payrexx – convient aux cabinets disposant d'une réception ou d'un espace d'accueil. Les patient-e-s paient directement à la réception en partant. Le prix de location régulier est de CHF 25 par mois; actuellement, les modèles N6 et N86 sont disponibles gratuitement jusqu'à épuisement des stocks. Le POS nécessite au minimum le plan Standard (CHF 19/mois). Le terminal accepte les cartes, TWINT, Apple Pay, Google Pay et Samsung Pay.

Tap to Pay sur smartphone Android

Payrexx Tap to Pay transforme un smartphone Android compatible (Android 8.1 ou supérieur, compatible NFC) en terminal de paiement – sans appareil supplémentaire. L'application Payrexx Tap to Pay est installée sur l'appareil Android et connectée au compte Payrexx. Les patient-e-s présentent leur carte, TWINT ou leur portefeuille électronique contre le smartphone. Tap to Pay est disponible avec chaque formule Payrexx, y compris le plan Free. Les frais de transaction sont identiques à ceux du terminal POS: Débit 0.95% + CHF 0.15, Crédit 1.25% + CHF 0.15, TWINT 1.25% + CHF 0.00. Important: Tap to Pay ne fonctionne actuellement que sur les appareils Android, pas sur les iPhones.

Payment Link après la séance

Un Payment Link est créé directement dans le Dashboard Payrexx et envoyé par SMS ou WhatsApp au patient ou à la patiente. Celui-ci ou celle-ci paie sur son smartphone avec son moyen de paiement préféré. Idéal s'il n'y a pas de réception, si le montant n'est fixé qu'après le traitement, ou si le thérapeute souhaite facturer directement depuis la salle de traitement sans processus de paiement physique. Les Payment Links fonctionnent avec chaque formule, y compris Free.

4. Réservation en ligne et paiement anticipé: éviter structurellement les postes ouverts

Lier la réservation de rendez-vous au paiement permet de résoudre le problème des rappels à la racine. Les patient-e-s réservent en ligne et effectuent soit un paiement anticipé, soit enregistrent leurs données de carte de crédit pour d'éventuels frais en cas de non-présentation (No-Show). Pour ce flux de travail, Payrexx propose des Payment Links et des pages de paiement hébergées que tu peux intégrer dans les e-mails de confirmation de réservation ou dans tes outils de réservation.

Pour les séries, il est recommandé de payer la quote-part à l'avance: 10 séances au tarif LAMal de CHF 100 donne CHF 100 de quote-part totale – encaissé sous forme de paiement anticipé par Payment Link, cela élimine toute autre étape de paiement. Pour les patient-e-s privés avec des prix forfaitaires (par exemple 5 séances à CHF 120 = CHF 600), le paiement anticipé des séries améliore la liquidité et crée un engagement.

5. Tarifs: ce que coûte réellement une transaction dans un cabinet de physio

Les frais de transaction chez Payrexx pour le POS et Tap to Pay sont identiques, quel que soit le plan choisi. Des différences existent au niveau des frais en ligne (pour les Payment Links). À titre de comparaison avec SumUp, le concurrent le plus fréquent pour les petits cabinets:

Exemple de calcul: séance à CHF 120 (patient-e privé-e), Payrexx, Mastercard Debit: 0.95% × 120 = CHF 1.14 + CHF 0.15 fixe = CHF 1.29 de frais. Réception nette: CHF 118.71. Pour 80 transactions de ce type par mois: CHF 103.20 de frais + CHF 19 d'abonnement (Standard) = CHF 122.20 de coûts totaux. Les frais de port et le temps passé pour 80 factures papier dépassent largement ce montant.

6. Checklist: mettre en place le paiement par carte dans ton cabinet de physiothérapie et d'ostéopathie

• Clarifie les montants que tu encaisses directement: part de franchise, quote-part de 10%, patients privés, prestations non couvertes par les caisses

• Choisis la solution adaptée: terminal POS (réception), Tap to Pay Android (flexible), Payment Link (sans appareil) ou une combinaison

• Commande un terminal POS uniquement avec un plan Standard ou Premium – le plan Free suffit pour Tap to Pay et Payment Link

• Télécharge l'application Payrexx Tap to Pay sur un appareil Android (Android 8.1+, NFC) si aucun terminal n'est souhaité

• Configure TWINT comme deuxième moyen de paiement – indispensable pour les patient-e-s suisses

• Informe activement les patient-e-s: mention dans la confirmation de rendez-vous et panneaux dans l'espace d'accueil

• Associe si possible la réservation de rendez-vous au paiement ou à une garantie par carte de crédit pour te protéger contre les absences non excusées (No-Show)

• Teste tous les moyens de paiement en interne avant le lancement – y compris TWINT et la carte de débit

Payrexx propose aux cabinets de physiothérapie et d'ostéopathie un terminal POS, le Tap to Pay et le Payment Link à partir d'un seul compte. Tu conclus un contrat et acceptes TWINT, la carte de débit, la carte de crédit et les portefeuilles mobiles – avec un rapport de versement consolidé par semaine ou par mois.