No-Show-Gebühren in der Psychotherapie: Rechtslage, Ethik und Umsetzung in der Schweiz

Psychotherapeut:innen in der Schweiz dürfen No-Show-Gebühren erheben – aber die ethische Dimension ist komplexer als in anderen Praxen. Das Vertrauensverhältnis muss gewahrt bleiben, die Gebühr muss vorab transparent vereinbart sein, und die technische Umsetzung via Kreditkartengarantie funktioniert nur mit Visa oder Mastercard – TWINT unterstützt keine Pre-Authorization.

Dieser Guide erklärt die Schweizer Rechtslage (OR Art. 160 ff.), zeigt die ethischen Besonderheiten im psychotherapeutischen Kontext und beschreibt die technisch korrekte Umsetzung.

1. Warum No-Shows in der Psychotherapie besonders problematisch sind

Ein unentschuldigter Terminausfall in der Psychotherapie ist strukturell anders als in der Physiotherapie: Der 50-Minuten-Slot kann kaum kurzfristig nachbesetzt werden. Psychotherapeutische Sitzungen sind nicht spontan buchbar – sie sind langfristig geplant und in einem therapeutischen Prozess eingebettet. Ein freier Slot bedeutet für die Therapeutin oder den Therapeuten fast immer Einnahmenausfall ohne Alternative.

Gleichzeitig ist die Thematik psychologisch heikel: Patient:innen die einen Termin verpassen, tun das manchmal gerade dann wenn es ihnen schlecht geht – ein Symptom, keine Gleichgültigkeit. Eine starre No-Show-Gebühr in diesem Kontext kann die therapeutische Beziehung belasten. Das bedeutet nicht, dass auf eine Gebühr verzichtet werden muss – aber es bedeutet, dass Kommunikation und Kulanzregelung besonders sorgfältig gestaltet sein müssen.

2. Rechtslage: OR Art. 160 ff. und die Konventionalstrafe

Wie in anderen Therapiepraxen kommt mit der Terminbuchung ein Vertrag zustande – auch in der Psychotherapie. Hält eine Partei den Vertrag nicht ein, kann die andere Schadenersatz verlangen (OR Art. 97 ff.). In der Praxis ist das aufwändig: Der Therapeut muss nachweisen, dass der Slot nicht anderweitig besetzt werden konnte und ein echter Schaden entstanden ist.

Die elegantere Lösung ist die Konventionalstrafe nach OR Art. 160 ff.: Eine vorab vereinbarte Pauschale die ohne Schadennachweis fällig wird. Voraussetzung: Die Regelung muss bei der Terminvereinbarung kommuniziert und akzeptiert worden sein. Das geschieht über AGB oder eine explizite Vereinbarung in der Aufnahmeerklärung – eine Praxis die in der Psychotherapie ohnehin üblich ist (Einverständniserklärung, Datenschutzerklärung, Honorarvereinbarung).

3. Die ethische Dimension: Wann Kulanz angebracht ist

Die Schweizerische Patientenorganisation (SPO) und diverse Fachverbände empfehlen Kulanz bei unverschuldeten Absagen. In der Psychotherapie gilt das besonders: Wenn jemand einen Termin versäumt weil es ihr oder ihm sehr schlecht geht, ist eine automatische Gebühr kontraproduktiv. Die Gebühr sollte ein Anreiz zur Termintreue sein – nicht eine Bestrafung in einer Krisensituation.

Empfohlene Praxis: Erster No-Show immer ohne Gebühr, verbunden mit einem Gespräch über die Bedeutung regelmässiger Sitzungen. Ab zweitem No-Show mit Gebühr, aber mit Ausnahme bei nachgewiesenem Notfall. Diese Kulanzregel intern festhalten und im Zweifelsfall anwenden. Das stärkt die therapeutische Beziehung und macht die Praxis fairer wahrnehmbar.

4. Wie hoch darf die No-Show-Gebühr sein?

In der Psychotherapie ist eine Gebühr von 50% bis 100% des Sitzungspreises bei kurzfristiger Absage ohne Nachbesetzung verhältnismässig – der Slot kann nicht spontan belegt werden. Bei längerer Vorwarnung (mehr als 48 Stunden) empfiehlt sich entweder keine Gebühr oder eine reduzierte Pauschalgebühr.

5. Technische Umsetzung: Kreditkartengarantie via Pre-Authorization

Die wirksamste technische Absicherung ist die Pre-Authorization (Vorautorisierung) bei der Terminvereinbarung: Die Klient:in gibt Kreditkartendaten an, kein Betrag wird sofort abgebucht. Die Karte wird geprüft und ein Betrag reserviert. Erscheint die Klient:in zum Termin, wird normal abgerechnet (oder der Payment Link nach der Sitzung gesendet). Bei einem No-Show wird die vorautorisierte Gebühr mit wenigen Klicks im Dashboard abgebucht.

Payrexx unterstützt Pre-Authorization für Visa, Mastercard (Debit und Kredit), Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay. TWINT unterstützt keine Pre-Authorization. Das bedeutet: Klient:innen die ausschliesslich TWINT zahlen möchten, können keine Kreditkartengarantie hinterlegen. Als Alternative: TWINT-Vorauszahlung der Sitzung mit Rückerstattungsversprechen bei rechtzeitiger Absage.

Wichtiger Hinweis zum Setting

Die Kreditkartengarantie muss im therapeutischen Kontext sorgfältig eingeführt werden. Empfehlung: Die Absicherung in der Aufnahmeerklärung oder dem Erstgespräch erklären – nicht als Misstrauensbekundung, sondern als strukturelle Praxisregelung die für alle gilt. Das reduziert Widerstände und macht die Anwendung im Einzelfall weniger problematisch.

6. DSG-konforme Umsetzung: Kreditkartendaten und Patientendaten trennen

Kreditkartendaten dürfen nicht in der Patientenakte gespeichert werden – das übernimmt der PCI-DSS-zertifizierte PSP. Payrexx speichert Zahlungsdaten tokenisiert, keine Klartextnummern. Für die Praxis: Zahlungsdaten bleiben im Payrexx-Dashboard, Patientendaten in der Praxissoftware. Keine Verknüpfung, keine gemeinsame Datenbank.

Gemäss revidiertem DSG (seit September 2023) ist Payrexx Auftragsbearbeiter. Auftragsbearbeitungsvertrag (ABV) nach DSG Art. 9 mit Payrexx abschliessen. In der Psychotherapie gelten zudem besondere Anforderungen an sensitive Personendaten (Gesundheitsdaten nach DSG Art. 5 lit. c): Die Zahlungslösung darf keine Diagnosen oder psychologische Befunde enthalten – weder im Buchungstext noch in Transaktionsbeschreibungen.

7. No-Show-Policy in der Psychotherapiepraxis: Musterformulierung

Für die AGB oder Aufnahmeerklärung empfiehlt sich diese Formulierung:

'Bei Terminabsagen weniger als 24 Stunden vor der vereinbarten Sitzung oder bei unentschuldigtem Fernbleiben wird eine Ausfallgebühr von CHF [Betrag] in Rechnung gestellt. Bei nachgewiesenem Notfall wird auf die Gebühr verzichtet. Die erste versäumte Sitzung bleibt kostenfrei. Die Gebühr wird über die bei der Buchung hinterlegte Kreditkarte abgebucht oder per Rechnung zugestellt.'

Diese Formulierung deckt die wesentlichen Elemente ab: Frist, Betrag, Ausnahme, Kulanzregel (erste Sitzung kostenfrei), Bezahlmethode.

8. Checkliste: No-Show-Policy in der Psychotherapiepraxis einrichten

• Formuliere eine klare No-Show-Policy: Stornofrist, Gebührenbetrag, erste-Sitzung-kostenfrei-Regel, Notfall-Ausnahme

• Integriere die Policy in die Aufnahmeerklärung und verlange schriftliche Zustimmung

• Richte Pre-Authorization im Payrexx-Dashboard ein (Visa, Mastercard, Mobile Wallets)

• Für TWINT-Klient:innen: Vorauszahlung mit Rückerstattungsversprechen als Alternative

• Erkläre die Kreditkartengarantie im Erstgespräch als strukturelle Praxisregelung für alle

• Halte Kulanzregelung intern fest: Wann wird die Gebühr erlassen

• Trenne Zahlungsdaten und Patientendaten strikt: Keine Diagnosen im Buchungstext

• Schliesse ABV mit Payrexx ab (DSG Art. 9)

Payrexx unterstützt Pre-Authorization für Visa, Mastercard und Mobile Wallets in allen Plänen inklusive Free. Die Kreditkarte wird bei der Buchung hinterlegt, bei No-Show buchst Du die Gebühr mit wenigen Klicks im Dashboard ab. Für Klient:innen ohne Kreditkarte: TWINT-Vorauszahlung als Alternative mit Rückerstattungsoption innerhalb von 30 Tagen.