KYC e onboarding dei merchant per i marketplace svizzeri: quali obblighi si applicano?

KYC nel marketplace significa che i venditori vengono identificati e verificati prima del versamento. Per le piattaforme svizzere questo è importante perché i fornitori di servizi di pagamento e gli intermediari finanziari devono adempiere agli obblighi di diligenza e antiriciclaggio ai sensi della Legge sul riciclaggio di denaro (LRD) e dell'OAP-FINMA. Chi, in qualità di gestore di un marketplace, inoltra pagamenti a sub-esercenti, deve garantire che ogni venditore sia correttamente verificato – oppure delegare tale obbligo a un Payment Service Provider (PSP) autorizzato.

Questa guida spiega le basi legali, mostra quali dati sono necessari a seconda della forma giuridica e descrive come l'onboarding automatizzato migliori contemporaneamente conformità e conversione.

1. Che cosa sono KYC e KYB?

Know Your Customer (KYC) definisce l'obbligo legale di verificare l'identità di una controparte contrattuale prima di avviare una relazione d'affari o eseguire una transazione. Nel contesto di un marketplace, ciò riguarda soprattutto i venditori (sub-esercenti) che ricevono pagamenti tramite la piattaforma.

Know Your Business (KYB) è la controparte per le persone giuridiche. Per KYB si intende la verifica della struttura aziendale, degli assetti proprietari e dei titolari effettivi. Nei marketplace in cui SAGL, associazioni o altre organizzazioni operano come venditori, il KYB è obbligatorio.

In Svizzera questi obblighi derivano dall'art. 3 LRD (identificazione della controparte contrattuale) e dall'art. 4 LRD (accertamento dell'avente economicamente diritto). La configurazione concreta è disciplinata dall'Ordinanza dell'Autorità federale di vigilanza sui mercati finanziari sul riciclaggio di denaro (OAP-FINMA) e dai regolamenti degli organismi di autodisciplina (OAD).

2. Basi legali in Svizzera

Legge sul riciclaggio di denaro (LRD)

La LRD definisce chi è considerato intermediario finanziario e quali obblighi di diligenza devono essere adempiuti. Ai sensi dell'art. 2 cpv. 3 LRD, le persone che prestano a titolo professionale servizi di pagamento sono considerate intermediari finanziari. Tra gli obblighi fondamentali figurano l'identificazione della controparte contrattuale (art. 3 LRD), l'accertamento dell'avente economicamente diritto (art. 4 LRD), l'obbligo di documentazione (art. 7 LRD) e l'obbligo di comunicazione all'Ufficio di comunicazione in materia di riciclaggio di denaro (MROS) in caso di sospetto di riciclaggio di denaro ai sensi dell'art. 9 LRD.

OAP-FINMA e valori soglia

L'OAP-FINMA concretizza gli obblighi di diligenza della LRD. Per i mezzi di pagamento elettronici utilizzati esclusivamente per il traffico dei pagamenti senza contanti si applicano valori soglia specifici: ai sensi dell'art. 11 OAP-FINMA si può rinunciare all'identificazione a determinate condizioni se non vengono pagati più di EUR 5’000 per anno civile e controparte contrattuale e i fondi vengono caricati esclusivamente tramite un conto bancario in Svizzera. Se questa soglia viene superata, un'identificazione completa è obbligatoria. Per i marketplace ciò significa: non appena un venditore riceve più di EUR 5’000 all'anno in versamenti, il suo KYC deve essere completato.

Organismi di autodisciplina (OAD)

Gli intermediari finanziari che non sono direttamente soggetti alla FINMA devono affiliarsi a un OAD. Gli OAD emanano regolamenti propri che rispettano almeno gli standard dell'OAP-FINMA. Per un PSP che effettua il KYC per conto di una piattaforma di marketplace, l'affiliazione a un OAD è un prerequisito per l'attività legale.

3. Quali dati occorrono a un:a esercente per l'onboarding?

Persone fisiche (ditte individuali)

Per le persone fisiche, ai sensi della Convenzione relativa all'obbligo di diligenza delle banche (CDB 20, art. 7), devono essere documentati i seguenti dati: nome e cognome, data di nascita, nazionalità e indirizzo effettivo di domicilio. La verifica avviene di regola tramite un documento d'identità ufficiale con fotografia (passaporto o carta d'identità). Le ditte individuali con iscrizione nel registro di commercio vengono inoltre identificate tramite l'estratto del registro di commercio.

Persone giuridiche (SAGL, SA, associazione)

Per le persone giuridiche come una SAGL o una SA sono richiesti: ragione sociale (nome commerciale), sede, numero IDI, estratto aggiornato del registro di commercio (non più vecchio di 12 mesi) e l'identità delle persone con diritto di firma. Inoltre, deve essere accertato l'avente economicamente diritto. Le associazioni senza iscrizione nel registro di commercio vengono identificate sulla base degli statuti e di un estratto del registro delle associazioni o di una conferma comparabile.

Confronto: requisiti in base alla forma giuridica

4. Aventi economicamente diritto (Beneficial Owner)

Per avente economicamente diritto si intende la persona fisica che in ultima analisi detiene i valori patrimoniali o controlla una persona giuridica. L'accertamento è obbligatorio ai sensi dell'art. 4 LRD. Nelle società di capitali come una SAGL o una SA è considerato avente economicamente diritto chi detiene direttamente o indirettamente più del 25 percento delle quote o dei diritti di voto.

Nella pratica, il processo KYC richiede che i venditori su un marketplace rilascino una dichiarazione sull'avente economicamente diritto (il cosiddetto Modulo A). In caso di strutture di partecipazione complesse – ad esempio una SAGL controllata da una holding – la catena deve essere risalita fino alla persona fisica. Qualora non sia possibile identificare alcuna persona fisica con una partecipazione superiore al 25 percento, sono considerati aventi economicamente diritto i membri del massimo organo direttivo.

Per le associazioni e le fondazioni vigono regole particolari: in questo caso devono essere identificati come aventi economicamente diritto i fondatori, i membri del comitato direttivo ed eventualmente i beneficiari.

5. Perché il KYC deve precedere il primo versamento

Un errore frequente nei marketplace: i venditori vengono ammessi sulla piattaforma, gli ordini vengono elaborati, ma la verifica dell'identità viene rimandata. Questo non è solo un rischio di conformità, ma può comportare conseguenze penali.

Ai sensi dell'art. 3 cpv. 1 LRD, l'identificazione della controparte contrattuale deve avvenire al momento dell'avvio della relazione d'affari. Per i marketplace che operano tramite un PSP, ciò significa concretamente: prima che venga effettuato il primo versamento a un sub-esercente, il suo KYC deve essere completato. I fondi non possono confluire su un conto non verificato.

Esempio: un marketplace online di artigianato accoglie un nuovo venditore. Il venditore può subito inserire i prodotti a catalogo. Solo nel momento in cui perviene un ordine ed è previsto un versamento, il KYC deve essere completato. Se il venditore è una SAGL, ciò include l'estratto del registro di commercio e l'accertamento dell'avente economicamente diritto. Finché il KYC è in sospeso, i versamenti rimangono bloccati. Il cliente ha già pagato – i fondi vengono custoditi a titolo fiduciario dal PSP.

6. Cosa succede con gli esercenti inattivi o ad alto rischio

L'OAP-FINMA richiede un monitoraggio continuo delle relazioni d'affari. Per un PSP che gestisce sub-esercenti su un marketplace, ne derivano concreti obblighi di azione:

Esercenti inattivi: i venditori che non effettuano transazioni per un periodo prolungato (ad es. 12 mesi) vengono di norma disattivati. Prima di una riattivazione deve essere verificato se i dati KYC siano ancora aggiornati. In caso di modifiche sostanziali (nuovi titolari, nuova sede) è necessaria una nuova identificazione.

Esercenti ad alto rischio: se un:a esercente mostra pattern insoliti – come impennate improvvise del fatturato, molti storni (chargeback) o transazioni con paesi ad alto rischio – scattano obblighi di diligenza accresciuti ai sensi dell'art. 6 LRD. Ciò può comportare la richiesta di documenti aggiuntivi, un colloquio personale o persino il blocco e la segnalazione a MROS.

Un PSP professionale assume questo monitoraggio in modo automatizzato, sgravando così il gestore del marketplace. Ciononostante, anche la piattaforma condivide una corresponsabilità: chi ammette consapevolmente venditori ad alto rischio senza un controllo adeguato non può nascondersi dietro al PSP.

7. Come l'onboarding automatizzato aumenta la conversione

L'onboarding KYC manuale – ovvero la raccolta di documenti via e-mail, la verifica manuale da parte di un team di conformità e il riscontro al venditore – richiede in media diversi giorni. Per un marketplace che fa affidamento su una rapida crescita dei venditori, questo è un ostacolo per la conversione.

Le soluzioni automatizzate uniscono molteplici vantaggi: il venditore carica direttamente il proprio documento d'identità, la verifica avviene tramite OCR e riscontro con banche dati (ad es. con il Foglio ufficiale svizzero di commercio FUSC o le liste di sanzioni), e l'approvazione richiede minuti anziché giorni. Per le persone giuridiche, l'estratto del registro di commercio viene richiamato automaticamente e la struttura proprietaria viene verificata.

Effetto concreto: le piattaforme che passano da un onboarding KYC manuale a uno automatizzato segnalano una riduzione del tasso di abbandono dal 30 al 50 percento. Il motivo è semplice: minori sono i passaggi e più breve è il tempo di attesa, maggiore è la probabilità che un venditore completi la procedura.

Checklist: cosa dovresti verificare prima di iniziare

• Chiarisci se il tuo modello di pagamento fa scattare un assoggettamento diretto alla LRD o se operi tramite un PSP autorizzato.

• Definisci quali forme giuridiche (ditte individuali, SAGL, SA, associazioni) sono ammesse sul tuo marketplace come venditori.

• Assicurati che il processo KYC sia completato prima del primo versamento – non solo successivamente.

• Verifica se il tuo PSP supporta l'identificazione automatica per documenti d'identità svizzeri ed estratti del registro di commercio.

• Chiarisci la gestione degli aventi economicamente diritto: a partire da quale soglia di partecipazione si effettua il controllo (standard: 25%)?

• Definisci le regole per gli esercenti inattivi: dopo quanti mesi senza transazioni avviene la disattivazione?

• Stabilisci criteri di monitoraggio per gli esercenti ad alto rischio (ad es. tasso di chargeback, picchi di fatturato, rischio paese).

• Assicurati che tutti i documenti KYC siano conservati per almeno 10 anni ai sensi dell'art. 7 LRD.

• Verifica se il tuo PSP supporta i metodi di pagamento svizzeri (TWINT, PostFinance, QR-fattura) per i sub-esercenti.

• Documenta l'intero processo di onboarding per iscritto come parte della tua documentazione interna di conformità.

Come Payrexx ti supporta nell'onboarding degli esercenti

In quanto PSP svizzero, Payrexx offre una soluzione di pagamento per marketplace che si occupa completamente del KYC e dell'onboarding dei sub-esercenti. I venditori affrontano un processo di verifica automatizzato direttamente nella piattaforma, comprensivo di verifica dei documenti, riscontro con il registro di commercio e accertamento degli aventi economicamente diritto.

Il versamento agli esercenti verificati avviene tramite Split Payment: la commissione della piattaforma va al gestore del marketplace, l'importo rimanente direttamente al venditore. In questo modo la piattaforma non tocca mai i fondi dei clienti. Payrexx supporta tutti i principali metodi di pagamento svizzeri – TWINT, PostFinance, carte di credito e QR-fattura – e si integra nei sistemi esistenti tramite API.