Passo dopo passo: prenotazione online e pagamento anticipato della serie per gli studi di agopuntura e naturopatia in Svizzera

Gli studi di MTC e medicina naturale che scelgono il pagamento anticipato per i cicli di trattamento beneficiano di due vantaggi strutturali: l'assenza di partite aperte dopo l'ultima seduta e una pianificazione della liquidità nettamente migliore. I link di pagamento Payrexx e i pagamenti ricorrenti consentono entrambi i modelli, senza bisogno di plugin per strumenti di prenotazione e con TWINT, carte e portafogli mobili in un unico passaggio.

Questa guida ti mostra i tre modelli di pagamento anticipato per gli studi di medicina complementare, come separare chiaramente le prestazioni coperte dalle casse malati dai pagamenti diretti e perché il pagamento anticipato dei cicli di trattamento funziona particolarmente bene nel contesto della MTC.

1. Perché il pagamento anticipato dei cicli di cura è particolarmente sensato nella MTC

I cicli di trattamento sono strutturalmente radicati nella MTC: l'agopuntura viene prescritta raramente come seduta singola, poiché l'effetto si sviluppa su più sedute. I cicli tipici comprendono 5, 8 o 10 sedute. Questa durata crea le condizioni ideali per i pagamenti anticipati: l'importo totale è noto, l'impegno del paziente aumenta grazie al pagamento anticipato e lo studio riceve la liquidità all'inizio del trattamento.

Inoltre, nella MTC la relazione terapeutica è a lungo termine. I pazienti che pagano in anticipo interrompono meno frequentemente il ciclo di cura, poiché hanno effettuato un investimento psicologico e finanziario. Questo riduce al contempo il rischio di mancata presentazione, poiché gli appuntamenti già pagati vengono dimenticati raramente.

2. Tre modelli di pagamento anticipato per gli studi di medicina complementare

Modello A: Pagamento anticipato completo del ciclo di cura

Il paziente paga l'intero importo del ciclo prima della prima seduta. Esempio: 8 sedute di agopuntura a EUR 130 = EUR 1'040. Crei un link di pagamento di EUR 1'040 e lo invii tramite e-mail o WhatsApp al momento della conferma dell'appuntamento. Vantaggio: massima liquidità, nessun rischio di solleciti. Indicato per i pazienti privati che sostengono l'intero importo a proprio carico.

Modello B: Acconto + saldo

Il paziente paga il 30-50% al momento della prenotazione e il saldo dopo l'ultima seduta. Per un ciclo di 8 sedute a EUR 130 = EUR 1'040, un acconto di EUR 400 (circa il 38%) sarebbe ragionevole. Un secondo link di pagamento per il saldo residuo viene inviato dopo l'ultima seduta. Ideale se il prezzo finale esatto non è ancora stabilito (ad es. in caso di costi variabili per i preparati erboristici).

Modello C: Link di pagamento per singola seduta

Dopo ogni seduta viene inviato un Paylink per la singola seduta. Nessun vantaggio di pagamento anticipato, ma una registrazione strutturata del pagamento senza contanti. Per i pazienti che non desiderano il pagamento anticipato ma preferiscono comunque pagare in formato digitale. Tariffa Online Standard TWINT: 1.25% + EUR 0.18 per transazione.

3. Separare chiaramente le quote della cassa malati e dei pagatori in proprio

Una sfida comune negli studi di medicina complementare: alcuni pazienti hanno un'assicurazione complementare che copre una parte dei costi delle sedute, altri pagano tutto di tasca propria. Questo è rilevante per il pagamento anticipato: chi effettua il rimborso tramite l'assicurazione complementare paga direttamente solo la quota a proprio carico non coperta.

Procedura consigliata: chiarire al momento dell'appuntamento se è presente un'assicurazione complementare. In caso positivo, l'importo del link di pagamento viene ridotto alla quota non coperta dalla cassa malati. In caso negativo, viene fatturato l'intero prezzo della seduta. Nel Dashboard di Payrexx, le due tipologie di transazione sono chiaramente separate, un aspetto importante per il bilancio annuale.

Suggerimento per la contabilità: definisci un testo di contabilizzazione standard. Esempio: "Ciclo agopuntura 8x pagatore in proprio", "Ciclo agopuntura 8x quota a carico assicurazione complementare". Questo facilita notevolmente l'attribuzione nel bilancio annuale.

4. Creare un link di pagamento: ecco come funziona

Nel Dashboard di Payrexx, crea un nuovo Paylink alla voce Payment tools: inserisci l'importo, imposta il titolo (ad es. "Ciclo agopuntura 8 sedute"), facoltativamente la data di scadenza e il testo di contabilizzazione. Genera il link e invialo via e-mail o WhatsApp. Il paziente clicca sul link, sceglie TWINT, carta o portafoglio mobile e paga in meno di un minuto. Vedi immediatamente il pagamento nel Dashboard.

Per i cicli standard ricorrenti si consiglia una Page di Payrexx con URL fisso anziché singoli link. Una volta configurata, l'URL può essere inserito in modo permanente nell'e-mail di conferma dell'appuntamento, senza necessità di generare un link manuale per ogni paziente. Le Pages di Payrexx funzionano con tutti i piani.

5. Pagamenti ricorrenti: rateizzazione mensile per pazienti a lungo termine

Per i pazienti a lungo termine che si presentano regolarmente (ad es. una seduta al mese), Payrexx offre i pagamenti ricorrenti: una carta di credito viene memorizzata (tokenizzata) e addebitata automaticamente una volta al mese. Questo è particolarmente utile per i programmi di prevenzione o le terapie di accompagnamento che durano diversi mesi.

I pagamenti ricorrenti sono inclusi in tutti i piani Payrexx, compreso quello Free. Il paziente inserisce una sola volta i dati della propria carta di credito e autorizza l'addebito regolare. TWINT non supporta i pagamenti ricorrenti: per questi è necessaria una carta di credito.

6. Protezione dei dati LPD: cosa considerare per la prenotazione e il pagamento anticipato

Dal 1° settembre 2023 è in vigore la nuova Legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Per la prenotazione online con pagamento anticipato questo significa che i dati della carta di credito non vengono memorizzati nello studio, ma gestiti dal PSP certificato PCI-DSS. Una dichiarazione sulla protezione dei dati sulla pagina di prenotazione è obbligatoria. I dati di pagamento e i dati dei pazienti devono essere gestiti separatamente.

Payrexx è certificata PCI DSS. Se utilizzi in aggiunta uno strumento di prenotazione (ad es. Calendly, Jane App) che tratta i dati dei pazienti, è necessario un contratto di elaborazione dei dati commissionata (DPA) secondo l'art. 9 LPD con il fornitore. La maggior parte dei noti strumenti di prenotazione fornisce la DPA su richiesta.

7. Rimborsi in caso di interruzione del ciclo di cura

Se un paziente interrompe un ciclo di cura pagato in anticipo, l'importo residuo deve essere rimborsato proporzionalmente, a meno che non sia diversamente regolato nelle CGC. Payrexx consente i rimborsi direttamente nel Dashboard: rimborso completo o rimborso parziale con un importo definito. I pagamenti con carta possono essere rimborsati entro 365 giorni, TWINT entro 30 giorni.

Raccomandazione: definisci la regolamentazione dei rimborsi in caso di interruzione del ciclo di cura nelle CGC. Pratica comune: le sedute già effettuate vengono calcolate al prezzo della seduta singola, il resto viene rimborsato. Questo è equo e previene i casi di contestazione.

Lista di controllo: impostare il pagamento anticipato dei cicli nello studio di medicina naturale

• Scegli un modello di pagamento anticipato: pagamento completo, acconto + saldo o per singola seduta

• Crea un link di pagamento o una Page di Payrexx con l'importo del ciclo di cura

• Integra il link nel tuo modello di e-mail di conferma dell'appuntamento o di WhatsApp

• Attiva TWINT – indispensabile per i pazienti svizzeri

• Definisci un testo di contabilizzazione standard: pagatore in proprio vs. quota a carico assicurazione complementare

• Formula una regolamentazione per i rimborsi in caso di interruzione del ciclo e integrala nelle CGC

• Crea una dichiarazione sulla protezione dei dati per la pagina di prenotazione in conformità alla LPD

• Testa l'intero processo dal punto di vista del paziente prima del lancio effettivo

I link di pagamento Payrexx e i pagamenti ricorrenti funzionano in tutti i piani, incluso quello Free. Crei il link nel Dashboard, lo invii via SMS o e-mail e vedi subito il pagamento. Per i cicli standard si consiglia una Page di Payrexx con URL fisso: una volta impostata, è utilizzabile in modo permanente. TWINT, Visa, Mastercard e portafogli mobili senza contratti separati.